Estrategia para el examen práctico de Word y Excel: ¿copiar y formatear, o formatear y copiar?

Pregunta dIsAyA

Hola Jose Enrique,
Me estoy preparando las oposiciones de Auxiliar Administrativo para el Ayuntamiento de Madrid y, el segundo examen consiste en unos ejercicios de Word y Excel. Por lo poco que he visto tu blog me resulta interesante y efectivo para mi preparación. Me surge una gran duda antes de empezar con los ejercicios que planteas. Comenzaré con Word, puesto que el texto se divide en párrafos con diferentes formatos, ¿se copia todo el texto que aparezca y posteriormente le damos en formato? o, por el contrario ¿primero damos formato y luego copiamos? Quizás resulte una pregunta algo simple, pero quiero saber cuál es tu percepción para ganar tiempo en una oposición. De momento te planteo esta duda.

Muchas gracias por tu colaboración.

Respuesta

La pregunta no es nada simple, de hecho voy a aprovechar que sois muchos los que tenéis el mismo dilema para extenderme un poco más en el razonamiento.

La cuestión es que no se trata de hacer un documento de Word o una hoja de cálculo en casa o en el trabajo, se trata de completar en un tiempo limitado (muy limitado) una prueba práctica de Word y Excel. Si no existiera la presión del tiempo lo harías a tu gusto, hay usuarios que prefieres escribir todo y al final dar formato pero también los hay que prefieren ir formateando sobre la marcha.

Suelo decir a mis alumnos que en una prueba/examen de este tipo no suelen poner cosas demasiado difíciles, la verdadera dificultad radica en que te dé tiempo a terminarlo. Llega un momento en que todo el mundo tiene mucho nivel de manera que es muy difícil que te sorprendan con algo que no sepas hacer por lo tanto la manera que queda de puntuar es midiendo hasta dónde has sido capaz de llegar.

Recomiendo que a la hora de hacer los ejercicios se alternen prácticas cada vez más complicadas (para descubrir técnicas o funciones nuevas) con ejercicios muy básicos pero donde cada vez lo hagas en menos tiempo. La mayor parte del tiempo del examen se te va a ir en dar formatos de fuente, de párrafo, en “pintar” las líneas y fondos de Excel, en dar formato a las cantidades y en todas aquellas técnicas que dominas desde el principio y que no te preocupan pero que no has reparado en lo despacio que las realizas. Busca ejercicios “fáciles” (formatos básicos, tablas, fórmulas y funciones básicas, formato de celda,…) y con cronómetro en mano hazlos una y otra vez rebajando el tiempo que tardas en completarlos.

Hace un mes aproximadamente terminé de preparar a varios grupos para una oposición similar a la que me planteas (auxiliar administrativos para el Ayuntamiento de Sevilla). Algunos de esos alumnos tenían un entrenamiento brutal, una velocidad sorprendente, yo podía resolverles dudas, enseñarles algún truco que otro pero ni por asomo soy capaz de realizar los ejercicios a la velocidad que lo hacían ellos. Pues bien, a nadie le dio tiempo a acabar la prueba, ni de Word ni de Excel. Los ejercicios están planteados para eso, para medir hasta dónde eres capaz de llegar. Así que bajo mi punto de vista, no sólo hay que dominar Word y Excel, sino que tienes que ser muy rápido/a. Si crees que no tienes demasiada velocidad es el momento de dedicarle tiempo a esa cuestión y no echarle horas a intentar resolver ejercicios complicadísimos cuando la realidad del examen será otra, de ahí mi recomendación de intercalar ejercicios fáciles (para ganar velocidad) con ejercicios más complejos (para conocer mejor la herramienta).

Ya puestos, a la hora de hacer cualquier ejercicio intenta crear a tu alrededor ese clima de nerviosismo que tendrás en el examen. Todos sabemos que incluso los mejores candidatos bajan su rendimiento el día de la prueba por culpa de la presión que se genera en el entorno así que no me parece bien llegar al examen y que sientas esa sensación por primera vez, debe ser algo un poco más familiar. Haz todo lo posible por ponerte en situación cada vez que hagas un ejercicio, sobre todo en las 2 últimas semanas, es decir, debes hacer los ejercicios con el estrés del día del examen, con los nervios y hasta con el dolor de barriga, intenta darle la misma tensión que tendrás el día de la prueba, de esta forma conseguirás que al sentarte delante del examen la situación no sea tan nueva y tu rendimiento no bajará.

Dicho todo esto retomo la pregunta central del tema.

Creo que debes demostrar al tribunal tu destreza con Word y Excel con lo que no serviría de nada que te diera tiempo a escribir todo el documento de Word pero no pudieras formatearlo. En Word yo iría formateando sobre la marcha, es decir, escribiría un párrafo y formatearía, haría la tabla, la rellenaría y la formatearía, antes de hacer un esquema numerado le daría los parámetros correctos que marcan las instrucciones y después empezaría a escribir para que sobre la marcha vaya saliendo de forma correcta, así con todo. De esta manera, llegues hasta donde llegues, quedará con su aspecto final.

Con Excel lo lógico es que den más valor a que las fórmulas y funciones sean las correctas por eso si te ves apurado/a deja los bordes y sombreados para el final, esto es bastante entretenido y posiblemente puntúe menos que las fórmulas correctas. Y sobre todo ten en cuenta un detalle: no debes perder más de 10 segundos buscando algo que no encuentras, si ves que llevas ese tiempo sáltalo y sigue con otra cosa. Por ejemplo, si tienes que insertar un símbolo en Word y no lo encuentras directamente pon otro en su lugar, el tiempo que vas a perder en encontrar el correcto no estará compensado con la puntuación, posiblemente ganes más puntos si avanzas más en el ejercicio.

Todas estas recomendaciones son siempre que no se indique otra cosa en las instrucciones. Por ejemplo hay pruebas en las que te obligan a llegar escribiendo hasta un porcentaje del total así que en esos casos en obvio que tu primera misión es llegar hasta donde te marquen y después formatear.

En fin, por suerte o por desgracia, nadie sabe cómo será el examen hasta que llega el día, así que lo que nos queda es entrenar y hacerlo en las condiciones más parecidas posible a ese gran día.

Espero que os sirva y que me escribáis siendo funcionarios.

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4 respuestas a Estrategia para el examen práctico de Word y Excel: ¿copiar y formatear, o formatear y copiar?

  1. CRISTINA dijo:

    Hola Jose Enrique, me han parecido muy prácticas tus recomendaciones sobre como enfrentarnos al exámen Word y Excel de aux. ayto. madrid. Yo me presenté en la anterior convocatoria y suspendí porque creo que dominaba todo Word pero me faltó rapidez y sobre todo me bloqueé con la presión del día.Cuando pienso en como voy a preparar este exámen, lo que creo que necesitaré, sobre todo el Excel (que no controlo casi nada) es no liarmen demasiado en aprender cosas super complicadas sino en hacer las básicas muy rápido. Espero seguir tus consejos para que esta nueva oportunidad sea la definitiva.
    Gracias.

  2. Amanda López dijo:

    Hola José Enrique, me sumo a la opinión de las personas que han leído tus comentarios, sugerencias y consejos. Creo que un buen maestro, la perseverancia, la práctica constante y el mantener viva la fe y el ánimo de que lo vamos a lograr, son ingredientes importantes en este maratón hacia el éxito.

    Un cordial saludo.

  3. Cati dijo:

    Hola José Enrique, que suerte haber podido llegar aquí! Hace tres días me presenté a unas pruebas en un Ayuntamiento . Dichas pruebas han sido de Word y Excel y estoy muy muy enfadada conmigo misma ya que iba preparada pero la prueba duraba tan solo 30′ y, no pude finalizarla. Tenia puestas todas mis esperanzas ya que la prueba del temario la superé bastante bien…

    Gracias por indicar las pautas a seguir! Me servirán de mucho para un próxima convocatoria porque esta no creo que la pase.

    Saludos amigos!

    Cati

  4. ISABEL HERRERA dijo:

    Buenos días José Enrique
    Me han parecido muy buenos tus simulacros, he aprendido bastante con la combinación de teclas que tu explicas también. He realizado cursos de word y de excel y nunca me han contando nada al respecto, y creo que agilizan mucho la práctica de los ejercicios.
    Te doy las gracias y veremos como hacemos el examen, que se acerca la fecha y en 30 minutos no da tiempo a hacer mucha cosa, si quieres realizar algo de las tres partes de las que consta el examen.

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