Tutorial sobre Organigramas en Word: la manera rápida y correcta

Ana pregunta:

Hola Profe. Ufff!, cómo me ha costado hacer el organigrama del ejercicio 3 de word…. estaba a punto de mandarte un correo para preguntarte, pero al final, creo que lo he conseguido… Lo he metido todo en un cuadro de texto y dentro ya hice las autoformas y las líneas para conectarlos, luego he “recortado” lo que sobraba del cuadro de texto, le he dado las medidas que dabas, y lo he puesto en su sitio…. A mi me parece que es un poco largo, pero no he encontrado otra forma de hacerlo, ¿es la correcta?

Josenrique responde:

Hola Ana. Siento no haber hecho este tutorial antes porque la verdad es que te hubieras ahorrado mucho trabajo. De la forma que me cuentas que has hecho el organigrama tiene que tener mucho mérito pero no es el método. Estaría muy bien esa forma “artesanal” de hacerlo si no existiera una herramienta especialmente diseñada para hacer organigramas en Word 2003 (aunque es un poco primitiva). Impensable usar tu sistema durante un examen, sonaría la campana antes de terminarlo.

Voy a aprovechar que me preguntáis bastante sobre la forma correcta de hacer un organigrama en Word 2003 para hacer este pequeño tutorial y resolver al final el organigrama que aparece en el Ejercicio 3 de Word del blog.

PrismáticosEl organigrama es uno de los objetos candidatos cada vez que hay alguna prueba práctica de Word en un examen. Además de los organigramas no debes descuidar las imágenes, cuadros de texto, WordArt, ecuaciones, autoformas y tablas.

Antes que nada he preparado el siguiente video para los que usáis la versión 2007, 2010,  2013 de Word. En ese caso los organigramas se hacen a través de la nueva herramienta llamada SmartArt. Si tienes Word 2003 sáltate este video y sigue los pasos del tutorial.

En Word 2003 para empezar un organigrama te colocas en cualquier lugar del texto y vas al menú Insertar, Imagen, Organigrama. También puede ir directamente al botón Diagrama que aparece en la barra de herramientas Dibujo. Si usas esta segunda opción tendrás que elegir Organigrama de entre los seis tipos de diagramas que tiene Word 2003.

Barra de herramientas Dibujo de Word

Seleccionar un tipo de diagrama

A partir de ese momento deberías tener un organigrama compuesto por cuatro cuadros (tres de ellos subordinados) y una barra de herramientas especialmente diseñada para trabajar con este tipo de objeto. Si la barra de herramientas no apareciera deberás dar con botón derecho del ratón sobre el borde del organigrama y elegir Mostrar la barra de herramientas Organigrama

barra de organigramas de Word

Debes empezar a introducir el texto en los cuadros sin importar el aspecto ni el formato de los mismos. Si necesitas eliminar algún cuadro lo debes seleccionar desde el borde y usar la tecla suprimir. Pero si por el contrario necesitas añadir más objetos puedes seleccionar el cuadro a partir del cual quieres añadir otro y usar el desplegable del botón Insertar Forma para elegir finalmente alguna de las opciones. En mi caso verás en la siguiente imagen que para insertar tres subordinados de Juan Fernández he tenido que seleccionar el cuadro de Juan Fernández antes de elegir la opción Insertar Subordinado.

organigrama fase 1

Insertar subordinado en organigrama de Word

Del mismo modo podría seleccionar el cuadro de Africa Martínez para insertar un “compañero”, sería igual que insertar otro “subordinado” de Juan Fernández.

El caso del objeto ayudante sería más bien para un secretario o secretaria a mitad de camino entre dos niveles. Por ejemplo en la imagen siguiente se muestra que Alejandro García sería el secretario o ayudante de Emilia Martínez.

Organigrama con Ayudante

Hasta ahora verás como Word va adaptando el tamaño de los objetos y el tamaño de la fuente en función de cómo vas trabajando, de momento esto no te debe preocupar.

Con el botón Diseño de la barra de herramientas de Organigramas podrás decidir otra disposición para los subordinados de cualquier nivel.

Autodiseño en OrganigramaPor ejemplo, en nuestro caso me gustaría que los subordinados de Juan Fernández aparezcan repartidos de forma diferente a la clásica. Para ello debo seleccionar el cuadro de Juan Fernández y elegir la opción deseada dentro del botón Diseño.

organigrama tercera fase

Mientras mantengas este diseño original (el que ha salido por defecto al empezar el organigrama) puedes cambiar colores de fondo o de líneas, grosores, tipos de bordes, sombras, tipo de letra y tamaño de fuente, etc. Para ello te puedes ayudar de los botones correspondientes en la barra de herramientas Dibujo. Si necesitas cambiar la fuente de todos los cuadros del organigrama podrás hacerlo seleccionando el borde del organigrama completo, no hará falta que vayas seleccionando los cuadros uno a uno.

Botones de formato en barra de dibujo

organigrama fase 4

También podrás alterar el tamaño del conjunto completo como si fuera un único objeto usando las opciones típicas de cualquier tipo de objeto (cambiar tamaño, posición, ajuste del texto). Lo puedes hacer de forma más artesanal “tirando de las esquinas”, moviendo el cuadro completo y puedes cambiar la manera en que el resto del texto del documento quieres que se ajuste a tu organigrama usando el botón de la barra de herramientas Organigrama.

botón formato organigrama

Aunque si quieres dar unas medidas concretas y una posición exacta puedes entrar en Formato del Organigrama al igual que lo haces con otros objetos, dando con botón derecho del ratón sobre el borde del organigrama y eligiendo la opción de Formato del organigrama.

formato organigrama

Desde este cuadro podrás cambiar el tamaño (pestaña Tamaño), el ajuste del texto (pestaña Diseño) y la posición absoluta desde la pestaña Diseño y el botón Avanzado.

organigrama fase 5

Como estarás comprobando puedes hacer bastantes cambios en cuanto a las formas (cambiar colores, líneas,…) pero no podrás cambiar cada cuadro de sitio ni de tamaño, tampoco las líneas de unión. Para poder liberar los cuadros y las líneas y hacer un diseño más personalizado tendrás que desactivar la opción de Autodiseño ubicada en el botón Diseño de la barra de herramientas Organigrama.

Autodiseño en Organigrama

A partir de ese momento tendrás libertad para modificar cada figura del organigrama.

Por último debes echarle un vistazo al botón Autoformato de la barra de herramientas Organigrama. Con él accederás a una galería de estilos donde podrás elegir de entre varios modelos.

galeria estilos organigrama

 

Con toda esta teoría ¿serás capaz de hacer ahora el organigrama del Ejercicio 3 de Word?

Te pongo a continuación las instrucciones del ejercicio y el resultado final:

  • Organigrama: Fuente tahoma 11. Tamaño alto 3,81cm y ancho 5,5cm. Ajuste estrecho. Posición absoluta horizontal: 13,75cm a la derecha de página.Posición absoluta vertical: 6,13cm debajo de página.

organigrama ejercicio resultado final

Vamos a hacerlo juntos. Te colocas en cualquier lugar del documento (si es cerca del párrafo donde quedará al final mejor). Das al botón Insertar Diagrama u Organigrama de la barra de herramientas Dibujo y escribes lo siguiente (sin preocuparte del tipo de letra ni del aspecto que tenga:

organigrama ejercicio paso 1

Como necesitas otro subordinado del principal tienes que seleccionar el cuadro de “Smartphones” (acuérdate, desde el borde del cuadro) y dar al desplegable del botón de Insertar forma para elegir Subordinado, así podrás escribir en el nuevo cuadro “Gps”.

Para poder cambiar el diseño y que los subordinados aparezcan distribuidos hacia abajo deberás seleccionar de nuevo el cuadro de “SmartPhones” y dar al botón Diseño para así poder elegir la opción de Dependientes a la derecha. Te quedará así:

organigrama ejercicio paso 2

Aunque en las instrucciones dice que lleva otro tipo de fuente y otro tamaño de letra esto debes dejarlo para el final porque al cambiar el tamaño del objeto volverá a cambiar el tamaño de letra. Si sigues las instrucciones verás que también dice que lleva un Ajuste estrecho así que das en el botón Ajuste de la barra de herramientas de organigrama y eliges la opción Estrecho.

ajuste estrecho

Con esto ya sabes que se consigue que cualquier texto que aparezca alrededor del organigrama se adapte a la silueta del mismo.

Por otro lado las instrucciones también indican un tamaño y una posición concreta así que vamos a ello. Das con botón derecho del ratón en el borde del organigrama y eliges Formato de organigrama, y en la pestaña Tamaño debes quitar la señal de Bloquear relación de aspecto y dar las medidas indicadas en las instrucciones:

tamaño organigrama

De esta forma el organigrama queda así:

organigrama ejercicio paso 3

Para indicar la posición exacta dentro del documento que proponen las instrucciones vuelves a entrar con botón derecho en Formato de organigrama (podías haber hecho las opciones de tamaño y posición a la vez sin salir del cuadro de diálogo) y en la pestaña “Diseño” das al botón “Avanzado”, allí podrás configurar las opciones que se indican en las instrucciones:

diseño avanzado

Por último das la fuente y el tamaño de letra que te indican las instrucciones seleccionando el marco de alrededor del organigrama y ahí lo tienes. ¡Ya eres un experto en organigramas!.

organigrama ejercicio fin

Espero que te haya gustado este pequeño monográfico y que te sirva de ayuda a la hora de preparar tus oposiciones o de presentar un trabajo con un acabado profesional. Si es así te animo a compartir este artículo con otras personas usando tu red social favorita. Un saludo y nos vemos pronto.

Firma Jose Enrique

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10 respuestas a Tutorial sobre Organigramas en Word: la manera rápida y correcta

  1. teresa lagar dijo:

    Mira, yo creía que tenía dominados los organigramas, y no sabía que se podía cambiar la letra de todos los cuadritos a la vez, con el tiempo que se pierde con eso!!

    Gracias

  2. Guillermo dijo:

    qué grande eres Jose enrique!!!

  3. Rodolfo dijo:

    Realmente el tutorial es sencillo, completo y práctico. Nada que ver con los que publica en su Web la empresa que genera el programa que parece sólo para quienes lo saben todo. El suyo es paso a paso y realmente vale mucho para dar una ayuda real. Gracias

  4. Mercedes López Navarro dijo:

    Gracias, me has ayudado mucho.

  5. Noelia dijo:

    ¿Qué ocurre si lo que quieres es cambiar la forma de los recuadros del organigrama y ponerle forma de flecha u otras autoformas?

  6. josenrique dijo:

    Hola Noelia!
    Seleccionas una forma y…
    – Word 2003: en la barra de herramientas de dibujo das al botón Dibujar, cambiar autoforma
    – Word 2007, 2010,…: En la ficha Formato de Herramientas de SmartArt buscas el botón cambiar forma.
    Un saludo

  7. Oscar Dominguez dijo:

    BUSCO PARCHE para Word 2003 que convierte en PDF. Hola, José Enrique, mucho gusto, perdona que publico esto aquí pero no hallo un lugar apropiado, en todo caso lo eliminarás o moverás. Mira, busco el parche oficial de Microsoft para Word 2003, que le permite convertir los archivos de ese programa en PDF. Este parche lo creó la propia Microsoft. Mucha gente lo descargó y lo instaló, en su momento. Pero después Microsoft, con versiones posteriores de Word, discontinuó el soporte a Word 2003, así que ya NO se puede descargar del sitio oficial. Ahora bien, es evidente que el parche tiene mucha importancia, pues, con el avance de la computación, muchos necesitamos forzadamente crear archivos PDF por razones de trabajo y profesionales, y tenemos Word 2003, y nuestra economía nos limita comprar a cada paso la nuevas versiones. Conclusión, busco por Google. Tu sitio aparece entre los primeros. Quisiera saber si lo tienes. Te aseguro que el parche es muy útil para mucha gente, que acaso ni siquiera sabe que existe. Que lo creó Microsoft, es seguro. Muchas gracias. Estoy en Argentina. El parche se necesita para una gran reforma informática en el Poder Judicial, sobre cómo se hacen los juicios. Y te cuento que los creadores informáticos son españoles. Por mi parte, sólo soy un simple abogado particular. Tengo que adaptarme o morir.

  8. José Enrique Martínez García dijo:

    Hola Oscar!
    No sabía que para office 2003 microsoft había creado un plugin para convertir en pdf, en cualquier caso no dispongo de él.
    Personalmente, cuando tenía office 2003 usaba una aplicación llamada CUTEPDF. Apenas ocupa espacio y lo que hace es que te crea una impresora virtual de manera que cuando quieres convertir un archivo a PDF solo tienes que ir a Archivo, Imprimir y elegir esa impresora.
    Espero que te sirva, un saludo

  9. Oscar Dominguez dijo:

    Gracias por responder. La información de que Microsoft creó, en su momento, un parche para Word 2003 que convertía en PDF, se dió en un curso informático que hice, sobre las novedades que conté en mi comentario anterior. Voy a verificar el programa que dices, el Cute PDF, pero tu descripción es ajena a lo que necesito, acaso imprime como PDF, pero esto tampoco me queda claro. Necesito que lo convierta, pues luego debo enviar por correo electrónico en PDF. De todas maneras, te agradezco infinitamente. Valoro y destaco que tú te hayas tomado la tarea de contestarme. Saludos.

  10. José Enrique Martínez García dijo:

    Hola de nuevo Oscar!!
    Creo que no me expliqué bien. La aplicación CutePdf lo que hace es justo lo que quieres, convertir un archivo de Word a un Pdf para hacer después lo que quieras (mandarlo por mail, imprimirlo,…)
    Lo que ocurre es que una vez intalada la aplicación funciona de una forma curiosa. Con un documento de word delante vas a Archivo, Imprimir. En el cuadro de diálogos de Imprimir eliges una impresora nueva que habrá salido sola, das a Imprimir peeeeero realmente no imprime nada sino que te pregunta donde quieres guardar. Das el nombre y la ubicación y tendrás un archivo PDF creado.
    Un saludo

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