Tutorial sobre Organigramas en Word: la manera rápida y correcta

Ana pregunta:

Hola Profe. Ufff!, cómo me ha costado hacer el organigrama del ejercicio 3 de word…. estaba a punto de mandarte un correo para preguntarte, pero al final, creo que lo he conseguido… Lo he metido todo en un cuadro de texto y dentro ya hice las autoformas y las líneas para conectarlos, luego he «recortado» lo que sobraba del cuadro de texto, le he dado las medidas que dabas, y lo he puesto en su sitio…. A mi me parece que es un poco largo, pero no he encontrado otra forma de hacerlo, ¿es la correcta?

Josenrique responde:

Hola Ana. Siento no haber hecho este tutorial antes porque la verdad es que te hubieras ahorrado mucho trabajo. De la forma que me cuentas que has hecho el organigrama tiene que tener mucho mérito pero no es el método. Estaría muy bien esa forma “artesanal” de hacerlo si no existiera una herramienta especialmente diseñada para hacer organigramas en Word 2003 (aunque es un poco primitiva). Impensable usar tu sistema durante un examen, sonaría la campana antes de terminarlo.

Voy a aprovechar que me preguntáis bastante sobre la forma correcta de hacer un organigrama en Word 2003 para hacer este pequeño tutorial y resolver al final el organigrama que aparece en el Ejercicio 3 de Word del blog.

Antes que nada he preparado el siguiente video para los que usáis la versión 2007, 2010,  2013 de Word. En ese caso los organigramas se hacen a través de la nueva herramienta llamada SmartArt. Si tienes Word 2003 sáltate este video y sigue los pasos del tutorial.

En Word 2003 para empezar un organigrama te colocas en cualquier lugar del texto y vas al menú Insertar, Imagen, Organigrama. También puede ir directamente al botón Diagrama que aparece en la barra de herramientas Dibujo. Si usas esta segunda opción tendrás que elegir Organigrama de entre los seis tipos de diagramas que tiene Word 2003.

A partir de ese momento deberías tener un organigrama compuesto por cuatro cuadros (tres de ellos subordinados) y una barra de herramientas especialmente diseñada para trabajar con este tipo de objeto. Si la barra de herramientas no apareciera deberás dar con botón derecho del ratón sobre el borde del organigrama y elegir Mostrar la barra de herramientas Organigrama

Debes empezar a introducir el texto en los cuadros sin importar el aspecto ni el formato de los mismos. Si necesitas eliminar algún cuadro lo debes seleccionar desde el borde y usar la tecla suprimir. Pero si por el contrario necesitas añadir más objetos puedes seleccionar el cuadro a partir del cual quieres añadir otro y usar el desplegable del botón Insertar Forma para elegir finalmente alguna de las opciones. En mi caso verás en la siguiente imagen que para insertar tres subordinados de Juan Fernández he tenido que seleccionar el cuadro de Juan Fernández antes de elegir la opción Insertar Subordinado.

Del mismo modo podría seleccionar el cuadro de Africa Martínez para insertar un “compañero”, sería igual que insertar otro “subordinado” de Juan Fernández.

El caso del objeto ayudante sería más bien para un secretario o secretaria a mitad de camino entre dos niveles. Por ejemplo en la imagen siguiente se muestra que Alejandro García sería el secretario o ayudante de Emilia Martínez.

Hasta ahora verás como Word va adaptando el tamaño de los objetos y el tamaño de la fuente en función de cómo vas trabajando, de momento esto no te debe preocupar.

Con el botón Diseño de la barra de herramientas de Organigramas podrás decidir otra disposición para los subordinados de cualquier nivel.

Por ejemplo, en nuestro caso me gustaría que los subordinados de Juan Fernández aparezcan repartidos de forma diferente a la clásica. Para ello debo seleccionar el cuadro de Juan Fernández y elegir la opción deseada dentro del botón Diseño.

Mientras mantengas este diseño original (el que ha salido por defecto al empezar el organigrama) puedes cambiar colores de fondo o de líneas, grosores, tipos de bordes, sombras, tipo de letra y tamaño de fuente, etc. Para ello te puedes ayudar de los botones correspondientes en la barra de herramientas Dibujo. Si necesitas cambiar la fuente de todos los cuadros del organigrama podrás hacerlo seleccionando el borde del organigrama completo, no hará falta que vayas seleccionando los cuadros uno a uno.

También podrás alterar el tamaño del conjunto completo como si fuera un único objeto usando las opciones típicas de cualquier tipo de objeto (cambiar tamaño, posición, ajuste del texto). Lo puedes hacer de forma más artesanal “tirando de las esquinas”, moviendo el cuadro completo y puedes cambiar la manera en que el resto del texto del documento quieres que se ajuste a tu organigrama usando el botón de la barra de herramientas Organigrama.

Aunque si quieres dar unas medidas concretas y una posición exacta puedes entrar en Formato del Organigrama al igual que lo haces con otros objetos, dando con botón derecho del ratón sobre el borde del organigrama y eligiendo la opción de Formato del organigrama.

Desde este cuadro podrás cambiar el tamaño (pestaña Tamaño), el ajuste del texto (pestaña Diseño) y la posición absoluta desde la pestaña Diseño y el botón Avanzado.

Como estarás comprobando puedes hacer bastantes cambios en cuanto a las formas (cambiar colores, líneas,…) pero no podrás cambiar cada cuadro de sitio ni de tamaño, tampoco las líneas de unión. Para poder liberar los cuadros y las líneas y hacer un diseño más personalizado tendrás que desactivar la opción de Autodiseño ubicada en el botón Diseño de la barra de herramientas Organigrama.

A partir de ese momento tendrás libertad para modificar cada figura del organigrama.

Por último debes echarle un vistazo al botón Autoformato de la barra de herramientas Organigrama. Con él accederás a una galería de estilos donde podrás elegir de entre varios modelos.

 

Con toda esta teoría ¿serás capaz de hacer ahora el organigrama del Ejercicio 3 de Word?

Te pongo a continuación las instrucciones del ejercicio y el resultado final:

• Organigrama: Fuente tahoma 11. Tamaño alto 3,81cm y ancho 5,5cm. Ajuste estrecho. Posición absoluta horizontal: 13,75cm a la derecha de página.Posición absoluta vertical: 6,13cm debajo de página.

Vamos a hacerlo juntos. Te colocas en cualquier lugar del documento (si es cerca del párrafo donde quedará al final mejor). Das al botón Insertar Diagrama u Organigrama de la barra de herramientas Dibujo y escribes lo siguiente (sin preocuparte del tipo de letra ni del aspecto que tenga:

Como necesitas otro subordinado del principal tienes que seleccionar el cuadro de “Smartphones” (acuérdate, desde el borde del cuadro) y dar al desplegable del botón de Insertar forma para elegir Subordinado, así podrás escribir en el nuevo cuadro “Gps”.

Para poder cambiar el diseño y que los subordinados aparezcan distribuidos hacia abajo deberás seleccionar de nuevo el cuadro de “SmartPhones” y dar al botón Diseño para así poder elegir la opción de Dependientes a la derecha. Te quedará así:

Aunque en las instrucciones dice que lleva otro tipo de fuente y otro tamaño de letra esto debes dejarlo para el final porque al cambiar el tamaño del objeto volverá a cambiar el tamaño de letra. Si sigues las instrucciones verás que también dice que lleva un Ajuste estrecho así que das en el botón Ajuste de la barra de herramientas de organigrama y eliges la opción Estrecho.

Con esto ya sabes que se consigue que cualquier texto que aparezca alrededor del organigrama se adapte a la silueta del mismo.

Por otro lado las instrucciones también indican un tamaño y una posición concreta así que vamos a ello. Das con botón derecho del ratón en el borde del organigrama y eliges Formato de organigrama, y en la pestaña Tamaño debes quitar la señal de Bloquear relación de aspecto y dar las medidas indicadas en las instrucciones:

De esta forma el organigrama queda así:

Para indicar la posición exacta dentro del documento que proponen las instrucciones vuelves a entrar con botón derecho en Formato de organigrama (podías haber hecho las opciones de tamaño y posición a la vez sin salir del cuadro de diálogo) y en la pestaña “Diseño” das al botón “Avanzado”, allí podrás configurar las opciones que se indican en las instrucciones:

Por último das la fuente y el tamaño de letra que te indican las instrucciones seleccionando el marco de alrededor del organigrama y ahí lo tienes. ¡Ya eres un experto en organigramas!.

Espero que te haya gustado este pequeño monográfico y que te sirva de ayuda a la hora de preparar tus oposiciones o de presentar un trabajo con un acabado profesional. Si es así te animo a compartir este artículo con otras personas usando tu red social favorita. Un saludo y nos vemos pronto.