Filtros avanzados de Excel al desnudo

Filtros en Excel y filtros avanzados: vídeo práctico para oposiciones.

En este vídeo aprenderás cómo filtrar en Excel y cómo usar los filtros en Excel, desde las opciones más básicas hasta el filtro avanzado de Excel, con ejemplos muy prácticos y explicados paso a paso.

Es una clase especialmente útil para quienes preparan un examen práctico de Excel en oposiciones, aunque también te servirá en tu trabajo si manejas tablas, listados y bases de datos sencillas dentro de Excel.

Verás cómo filtrar datos, aplicar criterios, combinar condiciones y obtener resultados más precisos con una de las herramientas más útiles de Excel.

• Filtros básicos en Excel
• Filtros por texto, número y fecha
• Filtro avanzado en Excel
• Rango de criterios
• Copiar el resultado del filtro a otra zona

Además, puedes descargar el archivo de ejemplo para practicar mientras sigues la explicación:

• Descargar archivo Excel de ejemplo

Este vídeo forma parte del curso de preparación para examen práctico de Word y Excel para oposiciones.

Dale al play y aprende a usar filtros y filtros avanzados en Excel con ejemplos prácticos.

• Puedes ver más vídeos en mi canal de YouTube.

Si te quedan dudas, te dejo aquí una explicación complementaria a partir de una consulta real de una alumna sobre el filtro avanzado en Excel 2007. Aunque el vídeo anterior está enfocado de forma práctica y más actual, esta parte puede ayudarte a entender mejor cómo funcionan los criterios, los rangos y la copia del resultado a otra zona.

Duda frecuente sobre el filtro avanzado en Excel

Te dejo aquí una consulta real de una alumna sobre cómo hacer un filtro avanzado en Excel, especialmente útil si quieres aprender a copiar el resultado del filtro a otra zona y mostrar solo determinadas columnas.

María pregunta:

Hola Jose Enrique, lo primero, muchas gracias por tu blog, me resulta de gran ayuda.
Tengo una duda respecto al filtro avanzado en Excel 2007. Estoy haciendo el ejercicio de Excel nº 11, en el cual tenemos que filtrar una serie de datos, y no consigo hacer el segundo ejercicio (“Productos Reducidos”). Cuando intento usar el filtro avanzado no consigo elegir solo las columnas que quiero y, al final, pego toda la tabla entera. ¿Podrías mostrarnos cómo hacerlo? He estado mirando por aquí a ver si lo habéis publicado, pero no he visto nada. Muchas gracias por tu ayuda.
Saludos, María

José Enrique responde:

Aprovechando esta duda, he preparado una explicación más completa a modo de tutorial sobre los filtros en Excel y, especialmente, sobre el filtro avanzado de Excel, una herramienta muy útil cuando necesitas aplicar varios criterios o copiar el resultado a otra zona.

En algún momento de este tutorial usaré un listado a modo de ejemplo. Puedes descargarlo desde el archivo “Lista de productos” del Ejercicio 11 de Excel propuesto en el Especial Oposiciones. Te ayudará a seguir mejor la explicación.

Qué necesitas para filtrar correctamente una tabla en Excel

Filtrar en Excel consiste en quedarte únicamente con la parte de la información que te interesa, dejando oculta el resto. Para poder hacerlo bien necesitas tener una tabla a modo de base de datos: una fila de cabecera con los nombres de los campos y, debajo, los registros.

Para que Excel pueda aplicar correctamente sus herramientas de datos, la tabla no debería tener filas o columnas totalmente vacías. Puede haber algunas celdas en blanco, pero no filas o columnas completas vacías, porque eso puede hacer que Excel interprete mal el rango de datos.

Autofiltros o filtros automáticos en Excel

Para filtrar de forma rápida y sencilla existen los autofiltros o filtros automáticos. Son las flechitas que aparecen en cada nombre de campo dentro de la cabecera de la tabla, y permiten filtrar con bastante facilidad.

En Excel 2003, basta con seleccionar una celda cualquiera de la tabla y entrar en Datos > Filtro > Autofiltro. Desde ese momento podrás utilizar los filtros normalmente.

Desde la propia flechita del filtro tienes la opción “Todas” para quitar el filtro aplicado. También puedes ir a Datos > Filtro > Mostrar todo para eliminar cualquier filtro activo y asegurarte de que estás viendo la tabla completa. Además, desde esas mismas flechas también puedes ordenar ascendente o descendentemente por un campo.

En Excel 2007 y 2010 el proceso es parecido. Debes colocarte igualmente en una celda de la tabla e ir a la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar, y pulsar en el comando Filtro. De esta forma aparecerán las flechitas de filtrado.

Las versiones 2007 y 2010 incorporan además varias mejoras respecto a Excel 2003, como la posibilidad de filtrar por colores, seleccionar varios elementos a la vez o aplicar filtros específicos para textos, números y fechas.

Filtros avanzados en Excel: tres ventajas importantes

Los autofiltros son rápidos, cómodos y muy útiles para la mayoría de situaciones. Sin embargo, el filtro avanzado en Excel ofrece posibilidades adicionales que en algunos casos marcan la diferencia.

La primera ventaja es la variedad de criterios. Es decir, la posibilidad de filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a la vez condiciones Y y condiciones O.

Por ejemplo, imagina que necesitas una lista de alumnos que hayan sacado más de un 5 en Matemáticas y más de un 7 en Conocimiento del Medio, pero solo en el tercer trimestre. Aquí intervienen varios campos y distintos tipos de condiciones. Este tipo de planteamientos no siempre se puede resolver con la misma flexibilidad mediante los autofiltros, especialmente en versiones antiguas de Excel.

La segunda gran ventaja del filtro avanzado es la posibilidad de copiar el resultado del filtro a otra zona, sin modificar la tabla original.

De esta forma, la tabla se mantiene intacta y el resultado filtrado aparece en otro lugar, incluso en otra hoja. Además, al copiar el resultado también puedes elegir qué columnas quieres mostrar, lo que supone una tercera ventaja muy interesante cuando no necesitas ver todos los campos.

Para poder hacer un filtro avanzado, Excel necesita saber tres cosas: dónde está la tabla original, dónde está el rango de criterios y dónde quieres que aparezca el resultado del filtro, en caso de que quieras copiarlo a otra zona.

Qué es un rango de criterios en Excel

¿Qué es un rango de criterios? Es un conjunto de celdas donde se indican las condiciones con las que quieres filtrar la tabla. Está formado por los nombres de los campos por los que vas a preguntar y, debajo, los criterios correspondientes.

Por ejemplo, si necesitas sacar los alumnos de Madrid mayores de 30 años, deberías tener en algún lugar de la hoja algo como esto:

Las palabras “Ciudad” y “Edad” deben estar escritas exactamente igual que en la cabecera de la tabla original. Las mayúsculas y minúsculas no importan, pero lo más recomendable es usar copiar y pegar para evitar errores. En este caso, ese bloque sería el rango de criterios.

Los criterios pueden ser muy variados, pero hay una regla fundamental que debes recordar: si los criterios están en la misma fila, Excel los interpreta como un Y; si están en distintas filas, los interpreta como un O.

En la imagen anterior, estarías pidiendo los alumnos cuya ciudad es Madrid y que además tienen más de 30 años. Sin embargo, si quisieras obtener los alumnos de Madrid o los que tienen más de 30 años, el rango de criterios sería diferente:

Aquí conviene tener cuidado con la forma de expresarlo. Por ejemplo, si dices que quieres ver los alumnos de Madrid y Sevilla, en realidad en términos de criterio eso es un O, porque ningún alumno puede ser de Madrid y Sevilla a la vez. En este caso pondrías Madrid en una fila y Sevilla en otra.

Si además quisieras que ambos grupos fueran mayores de 30 años, el rango quedaría así:

Fíjate en que Madrid y Sevilla están unidos por un O al ir en filas distintas, aunque al hablar digamos “Madrid y Sevilla”. También observa que el criterio >30 hay que repetirlo en ambas filas. Entendiendo esta lógica, puedes construir prácticamente cualquier combinación de criterios en el filtro avanzado.

Uso de comodines en el filtro avanzado de Excel

Además, en el rango de criterios también puedes usar comodines, como el asterisco (*), que actúa como comodín universal para sustituir cualquier cadena de caracteres.

Por ejemplo, si necesitas una lista de los jefes de cualquier departamento que estén en turno de tarde, podrías construir el criterio así:

De esta forma, Excel te devolvería tanto los “Jefes de mantenimiento” como los “Jefes de RRHH” que estén en turno de tarde.

Cómo hacer un filtro avanzado en Excel paso a paso

Vamos ahora con la parte práctica. Supón que tienes delante la tabla del Ejercicio 11 y te piden mostrar todos los productos de la categoría “Bebidas” con un precio superior a 15 euros.

En ese caso, lo primero sería crear un rango de criterios. Para ello, copia los campos “Categoría” y “PrecioUnidad” y pégalos, por ejemplo, al final de la tabla, en la celda A85. Debajo escribe los criterios, de manera que quede algo así:

Después debes decidir en qué celda quieres que aparezca el resultado, por ejemplo a partir de la celda A90.

Aquí viene uno de los trucos más interesantes del filtro avanzado: si no quieres mostrar todas las columnas de la tabla original, puedes copiar únicamente los nombres de los campos que te interesa ver en la zona donde quieres que aparezca el resultado.

Por ejemplo, si solo te interesa mostrar “NombreProducto”, “Proveedor”, “Categoría” y “PrecioUnidad”, copia esos nombres de campo y pégalos, por ejemplo, en A90:

En ese momento ya tendrías preparados los tres elementos fundamentales del filtro avanzado:

• la tabla original
• el rango de criterios
• la zona de resultados con la cabecera que tú quieres mostrar

Un detalle adicional que puede ayudarte mucho si vas a hacer varios filtros es dar nombre al rango de la tabla original. Así evitarás tener que seleccionarla cada vez que necesites indicar su ubicación.

Para hacerlo, selecciona toda la tabla y, en el cuadro de nombres, escribe por ejemplo productos y pulsa Intro:

Filtro avanzado en Excel 2003

En Excel 2003, estando en cualquier celda de la hoja, debes ir a Datos > Filtro > Filtro avanzado. Aparecerá un cuadro como este:

En él tendrás que indicar:

• el rango de la lista o tabla original
• la ubicación del rango de criterios
• la zona donde quieres copiar el resultado, si eliges la opción “Copiar a otro lugar”

Todo esto puedes hacerlo seleccionando los rangos con el ratón, sin necesidad de escribir las referencias manualmente.

Que las referencias aparezcan con dólares o sin ellos no tiene importancia. Además, si has dado nombre al rango de la tabla, puedes usar directamente ese nombre, por ejemplo productos, en lugar de volver a seleccionarlo.

Al pulsar en Aceptar, Excel mostrará el resultado en la zona que hayas indicado.

Cómo copiar el resultado del filtro a otra hoja

Puede surgir una duda frecuente: ¿qué pasa si quieres que el resultado aparezca en una hoja distinta a la que contiene la tabla original?

Muchas veces parece que no se puede, porque Excel muestra este aviso:

La clave está en iniciar el proceso desde la hoja de destino. Es decir, si quieres que el resultado aparezca en otra hoja, colócate primero en una celda de esa hoja antes de abrir el comando de filtro avanzado. Así podrás indicar como destino una zona de esa hoja activa.

Qué ocurre si no pones criterios o no preparas una cabecera

Si en el apartado de rango de criterios no indicas nada, estarás haciendo un filtro avanzado sin criterios. Eso significa que Excel devolverá todos los registros de la tabla original, pero solo con los campos que hayas indicado en la zona de destino:

Y si no preparas una cabecera con los campos que quieres mostrar, Excel copiará el resultado con todas las columnas de la tabla original a partir de la celda que hayas indicado:

Filtro avanzado en Excel 2007 y 2010

Todo este proceso es muy parecido en Excel 2007 y Excel 2010. La principal diferencia es que cambia la forma de acceder al comando.

En ambos casos, lo encontrarás en la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar, en el botón Avanzadas.

Y con esto terminamos este tutorial sobre los filtros avanzados en Excel. Si has llegado hasta aquí, ya conoces mejor cómo aplicar criterios, combinar condiciones y copiar el resultado del filtro a otra zona. Ahora toca practicar, porque en Excel es la mejor forma de afianzar estos conceptos.