Una consulta en Access es un objeto que permite seleccionar, filtrar, ordenar, combinar y analizar la información almacenada en una base de datos sin necesidad de modificar los datos originales.
En esta guía vas a aprender qué es una consulta en Access, para qué sirve, qué tipos de consultas existen y cómo crear y utilizar consultas de selección con criterios, operadores y comodines.
Además, veremos ejemplos prácticos en Microsoft Access y varios conceptos especialmente útiles si estás preparando un examen de ofimática para oposiciones.
¿Qué es una consulta en Access?
Una consulta es uno de los objetos principales de Microsoft Access, junto con las tablas, formularios e informes.
Su función es permitirnos obtener exactamente la información que necesitamos a partir de los datos almacenados en una o varias tablas.
Por ejemplo, si tenemos una tabla con cientos de clientes, una consulta podría mostrarnos únicamente:
- los clientes de una determinada provincia;
- los pedidos superiores a una cantidad;
- los registros comprendidos entre dos fechas;
- solo determinados campos de una tabla;
- o datos procedentes de varias tablas relacionadas.
Una consulta no duplica los datos. Permite ver y trabajar con la información que ya está almacenada en las tablas según las condiciones que indiquemos.
¿Para qué sirve una consulta en Access?
Las consultas permiten trabajar con una base de datos de una forma mucho más flexible que consultando directamente sus tablas.
Entre otras cosas, una consulta en Access puede servir para:
- seleccionar determinados campos de una tabla;
- filtrar registros utilizando uno o varios criterios;
- ordenar los resultados;
- combinar información procedente de varias tablas;
- trabajar con números, textos y fechas;
- realizar cálculos;
- solicitar valores mediante parámetros;
- agrupar datos y calcular totales;
- buscar registros duplicados o registros que no tienen correspondencia en otra tabla;
- y realizar determinadas acciones sobre los datos.
Una de sus principales ventajas es que el resultado de una consulta es dinámico: si cambian los datos de las tablas de origen, la consulta mostrará la información actualizada la próxima vez que se ejecute.
Tipos de consultas en Access
En Access existen distintos tipos de consultas, y conocer para qué sirve cada una ayuda tanto a trabajar con una base de datos como a responder preguntas tipo test.
Consultas de selección
Son las más habituales. Permiten seleccionar y mostrar datos que cumplen determinadas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para mostrar únicamente los proveedores de Alemania o todos los productos cuyo precio sea superior a una determinada cantidad.
Consultas de parámetros
Permiten que Access solicite al usuario un valor cada vez que se ejecuta la consulta.
En lugar de introducir siempre un criterio fijo, podemos indicar un parámetro como:
[Introduce el país]Al ejecutar la consulta, Access preguntará qué país queremos utilizar como criterio.
Consultas de referencias cruzadas
Permiten resumir y organizar información utilizando encabezados de filas y columnas, facilitando el análisis de los datos.
Consultas de acción
Las consultas de acción no se limitan a mostrar datos, sino que permiten realizar cambios sobre ellos.
Entre las principales encontramos:
- Consulta de creación de tabla.
- Consulta de datos anexados.
- Consulta de actualización.
- Consulta de eliminación.
Consultas de búsqueda de duplicados
Permiten localizar registros que contienen valores repetidos en determinados campos.
Consultas de búsqueda de no coincidentes
Sirven para encontrar registros de una tabla que no tienen correspondencia en otra tabla relacionada.
No confundas los asistentes para consultas con el Asistente para búsqueda de Access. Este último aparece al definir campos de una tabla y cumple una función diferente.
No basta con memorizar los nombres de las consultas. Conviene entender qué hace cada una y qué resultado produciría, porque el examen puede plantear el mismo concepto de formas diferentes.
Cómo hacer una consulta de selección en Access
Una de las mejores formas de entender las consultas es crear una desde cero.
En términos generales, para crear una consulta de selección tendremos que:
- Crear una nueva consulta.
- Elegir la tabla o tablas de origen.
- Agregar los campos que queremos mostrar.
- Establecer un orden si lo necesitamos.
- Introducir los criterios correspondientes.
- Ejecutar la consulta y comprobar el resultado.
En las siguientes dos clases puedes verlo directamente en Access utilizando una base de datos real.
Consultas en Access – Parte 1: concepto y primera consulta paso a paso
En esta primera clase empezamos desde cero para entender qué es realmente una consulta y cómo crear una consulta de selección.
En nuestro canal de YouTube publicamos clases, preguntas de examen y explicaciones de Word, Excel, Access, informática y legislación para oposiciones.
Qué aprenderás en esta primera parte
- Qué objetos existen en Access: tablas, consultas, formularios e informes.
- Cómo trabajar con una base de datos ya creada.
- Cómo crear una consulta desde Diseño de consulta.
- Cómo elegir la tabla de origen.
- Cómo seleccionar los campos.
- Cómo cambiar entre Vista Diseño y Vista Hoja de datos.
- Cómo ordenar los resultados.
- Cómo establecer criterios sencillos.
- Por qué el resultado de una consulta se mantiene actualizado.
Una forma sencilla de entenderlo es imaginar que una consulta son unas gafas con las que decidimos qué parte de la información queremos ver.
Consultas en Access – Parte 2: criterios, operadores y comodines
Una vez entendida la estructura básica, podemos empezar a utilizar criterios más avanzados.
Qué aprenderás en esta segunda parte
- Operadores de comparación:
- mayor que y menor que;
- mayor o igual y menor o igual;
- distinto;
- operador Entre.
- Cómo utilizar criterios con números.
- Cómo utilizar criterios con fechas.
- Cómo utilizar criterios con textos.
- Diferencia entre los operadores Y y O.
- Cómo combinar varios criterios.
- Uso de los comodines * y ?.
- Cómo mostrar u ocultar campos sin perder el criterio aplicado.
Esta parte es especialmente importante porque permite entender cómo traducir una petición expresada con palabras a la lógica que utiliza Access.
Consultas de Access en un examen de oposiciones
Entender cómo funcionan las consultas es el primer paso. Después conviene practicar cómo puede convertir el tribunal estos conceptos en preguntas tipo test.
Por ejemplo, pueden preguntarte:
- qué asistentes para consultas existen;
- qué diferencia hay entre Ver y Ejecutar;
- cuáles son las consultas de acción;
- cómo funciona una consulta con parámetros;
- o cómo interpreta Access los criterios Y y O.
Para practicar específicamente esa parte hemos preparado otro artículo con vídeos cortos y preguntas tipo test:
Diferencia entre una consulta y un filtro en Access
Una consulta y un filtro pueden parecer similares porque ambos permiten limitar los registros que vemos, pero no son exactamente lo mismo.
Un filtro se utiliza normalmente para limitar temporalmente los registros mostrados dentro de un objeto.
Una consulta, en cambio, es un objeto independiente de Access que podemos guardar y volver a utilizar. Además, permite realizar operaciones mucho más avanzadas:
- seleccionar únicamente determinados campos;
- utilizar varias tablas;
- crear campos calculados;
- establecer parámetros;
- realizar totales;
- y utilizar consultas de acción.
Preguntas frecuentes sobre las consultas en Access
¿Qué es una consulta de selección en Access?
Es una consulta que permite recuperar y mostrar los registros que cumplen determinados criterios sin modificar los datos almacenados en las tablas.
¿Para qué sirven los criterios en una consulta?
Los criterios permiten indicar qué condiciones deben cumplir los registros que queremos obtener.
Por ejemplo, podemos pedir que Access muestre únicamente registros de un país determinado, fechas posteriores a un día concreto o cantidades superiores a cierto valor.
¿Una consulta guarda una copia de los datos?
No. Una consulta utiliza los datos almacenados en las tablas y muestra el resultado correspondiente según su diseño y sus criterios.
¿Puede una consulta utilizar varias tablas?
Sí. Una consulta puede utilizar campos procedentes de varias tablas, siempre que la estructura y las relaciones de la base de datos permitan obtener correctamente esa información.
¿Qué tipos de consultas son importantes en Access?
Entre las más habituales encontramos las consultas de selección, parámetros, referencias cruzadas, acción, búsqueda de duplicados y búsqueda de no coincidentes.
Aprende las consultas de Access paso a paso
Si estás preparando Access para una oposición y quieres profundizar más, dispones de una lección específica de consultas dentro de nuestra formación.
En ella trabajamos, entre otros contenidos:
- consultas de selección;
- elección del origen de datos;
- agregar, eliminar y mover campos;
- ordenación;
- criterios;
- operadores de comparación;
- operador Es Nulo;
- mostrar y ocultar campos;
- comodines;
- operadores Y y O;
- campos calculados;
- consultas con varias tablas;
- parámetros;
- consultas de totales;
- búsqueda de duplicados;
- búsqueda de no coincidentes;
- y consultas avanzadas.
La formación incluye material adaptado a Access 365 y Access 2019, además de clases en vídeo y archivos para practicar.
Formación completa de Access para oposiciones
Si quieres preparar no solo las consultas sino todo Access con un enfoque específico para examen, puedes acceder aquí a la formación:
Temario de Ofimática e Informática para oposiciones
Access forma parte de una preparación más amplia de Ofimática e Informática. Puedes consultar aquí el temario completo:
Si estás empezando, también puedes acceder a nuestras clases gratuitas:
Si tu objetivo es dominar las consultas de Access, empieza por tener muy claras tres ideas: qué es una consulta, para qué sirve y qué tipos existen. A partir de ahí será mucho más sencillo entender los criterios, operadores, parámetros y preguntas de examen.