Separar nombre y apellidos en tabla Access

Pregunta: tengo una tabla de personal en la que el nombre de la persona está codificado en la forma «Apellidos, Nombre» para muchos informes e incluso para algunas consultas preferiría tener estos datos en dos campos: uno para el nombre y otro para los apellidos ¿cómo puedo conseguirlo?¿puede hacerse con una consulta de Access?

¿Cómo separar nombre y apellido en Access?

Respuesta: Pues sí, la forma más sencilla y rápida es utilizar una consulta de Access, pero previamente tendrás que crear los campos «nombre» y «apellidos» desde el diseño de la tabla. Cuando ya los tengas separados podrás borrar el campo inicial u optar por dejarlo.

Una vez creados los campos necesitas hacer una consulta de actualización de datos. Aunque te recomiendo hacer siempre una prueba primero con una consulta normal y luego hacer la de actualización, así resulta mucho más sencillo detectar y corregir errores.

Fórmula para separar nombre y apellidos en Access

Empecemos con la consulta normal, creamos una consulta basada en la tabla Personas y sin seleccionar ningún campo tecleamos esto en la primera columna en el apartado Campo:

apellidos: Izq([nombre_completo];EnCad([nombre_completo];",")-1)

Que «traducido» sería: muéstrame una columna y ponle de alias «Apellidos», del campo «nombre_completo» muestra el contenido desde el comienzo, o sea empezando por la izquierda (Izq), hasta el lugar donde haya una coma, pero réstale un lugar para que la coma no salga. Si no sabes de donde salen estas funciones y quieres aprender un poco más sobre ellas, aquí tienes una primera referencia.

En la segunda columna escribo esta otra expresión, no la explico para no alargar demasiado el artículo pero si tienes interés en aprender a utilizar las funciones te animo a intentar «traducirla» tu mismo.

nombre:Der([nombre_completo];Longitud([nombre_completo])-EnCad([nombre_completo];",")-1)

Ahora ejecutas la consulta y obtendrás una tabla de datos con dos columnas en las que el nombre y el apellido se encuentran separados.

Ya hemos comprobado que nuestra consulta se ejecuta correctamente es el momento de pasar a la acción, para ello convertimos la consulta en una Consulta de Actualización de Datos. Lo siguiente es delicado así que hazlo con cuidado y te ahorrarás trabajo: borra los dos puntos que separan el alias de la función en la fila Campo, corta las funciones y la pegas en la fila Actualizar a, cada una en su columna correspondiente claro, pero dejando el alias donde estaba. En la fila Tabla debe aparecerte ahora el nombre de la tabla.

Por último ejecuta la consulta, acepta en el cuadro de dialogo que aparece y vete a ver la tabla Personas (no olvides guardar la consulta antes).